Innan ni aktiverar felanmälan
Ställ in hur du vill få notiser när en felanmälan upprättas. Läs mer om Notiser
Aktivera felanmälan
Klicka på menyn längst ner till vänster.
Välj Publika formulär.
Aktivera formulär för fastighet och byggnad genom, Ja/Nej i kolumnen “Formulär”.
För att visa ritning i formulär - Ja/Nej i kolumnen “Visa ritning i formulär”.
Redigera formulär för felanmälan
Klicka på menyn längst ner till vänster.
Välj Publika formulär.
Välj Redigera formulär höst upp till höger.
Här finns det möjlighet att bestämma fält, ändra ordning, göra dessa obligatoriska samt bestämma en rubrik till formuläret.
Avsluta med “Uppdatera”
💡 Tips “Rubriktext”
Du kan även sätta unika rubriker per fastighet/byggnad i kolumn “rubriktext”. Direkt nummer till jouren vid akuta ärenden är en bra sak att lyfta in under “rubriktext”.
Visa formulär
Alla aktiva formulär
Klicka på menyn längst ner till vänster.
Välj Publika formulär.
uppe till höger, klicka på “Förhandsgranska formulär” eller “Kopiera länk till formulär”.
För separat formulär per byggnad/fastighet
Klicka på menyn längst ner till vänster.
Välj Publika formulär
Klicka på de tre prickarna i den sista kolumnen för önskad fastighet/byggnad.
Välj mellan “Förhandsgranska formulär” eller “Kopiera länk till formulär”.
Formulär för byggnad måste vara aktiv för att förhandsgranska.
Dela formulär
Det finns olika sätt för exempelvis hyresgäster att nå ett formulär.
Bädda in på hemsida
Det går bra att skapa en “knapp” på er hemsida som öppnar en ny flik med formuläret. Du använder då den URL som beskrivs i stycket nedanför. Det kräver mindre arbete. Om ni vill bädda in formuläret kommer här en del tips:
Använd iframe
Formuläret anpassar sig till vald bredd för container elementet
Tänk på att använda rätt URL (ändelsen bestämmer val av fastighet)
Kontakta gärna oss så hjälper vi er! 😊
Dela länk eller QR kod
Länkar som också kan generera QR-koder kan delas ut till den som ska upprätta felanmälan.
QR-koder är lämpligt för att enkelt via telefon få åtkomst till formulär i en fysisk miljö. Länk (URL) kan delas med externa personer som i sin tur kan välja att ha denna som ett “bokmärke” i sin webbläsare.
💡Tips. Genererade länkar/QR-koder behöver inte skickas ut på nytt efter att du redigerat formuläret.
Återkoppling till rapportör
Detta görs i hög grad via telefon - läs hur här Jobba med felanmälan
Genom att ändra status från Öppen till - Påbörjad, Pausat, Löst eller Avslaget kommer detta nå rapportören.
Vill du skicka ett meddelande utan att ändra status? Klicka på “Skicka nytt meddelande”.
💡Tips! All historik inklusive återkoppling sparas och syns om du öppnar hela felanmälan. Detta gör du genom att expandera detaljkortet.
Intern kommunikation
Du kan när som helst kommunicera internt i en felanmälan och detta når inte rapportören.
Expandera detaljkortet för aktuell felanmälan
Lägg till personer som du vill kommunicera med. Detta gör du genom att antingen lägga till medarbetare eller ansvarig.
Till höger ser du fullständig historik och längst ned, ett fält för intern kommentarer
💡 Tips! Samtliga personer som är tillagda som medarbetare och ansvarig kommer få notiser om alla förändringar som sker i ärendet.
Dölj känsliga ytor
Om det finns ytor som inte ska visas i formuläret går dessa att dölja. Innerväggar, rumstaggar mm syns ej i det publika formuläret.
Välj en byggnad och ett våningsplan.
Klicka på muspekaren nere i botten av ritning.
Välj "Multi-väljare rum".
Ringa in ytan som EJ ska visas i formulär för felanmälan.
Välj "Redigera fält" och bocka i "Känslig".
Avsluta med "Uppdatera".
Kryssa ner väljaren.
