Vad är ärenden?
Ärenden hjälper dig att meddela kollegor eller externa om saker i era fastigheter som kräver deras uppmärksamhet.
Internt skapade ärenden som exempelvis brister från en SBA, hamnar under Ärenden. Felanmälan från hyresgäst hamnar under Felanmälan.
Skapa ett nytt ärende
Det finns två sätt att skapa ett ärende:
Klicka på "Nytt ärende" (fungerar även utan inomhuskarta). Välj sedan fastighet om du inte redan gjort detta val. Välj vart på ritning ärendet ska placeras genom att först välja våning sedan högerklicka på plats, välj "Placera valt ärende här".
Om du redan är inne i en vald fastighet, klicka i inomhuskartan och välj "Nytt ärende". Detta går att göra utan att ha förvalt "Ärenden" i sidomenyn till vänster.
Beskriv ditt ärende
Ett ärende har flera egenskaper som du med fördel fyller i;
Ange ett beskrivande namn som hjälper andra att förstå och agera.
Tilldela ansvar till dig själv eller en kollega. Det hjälper rätt person få en påminnelse så att inget faller mellan stolarna.
Ange förfallodatum för att hjälpa till vid planering.
Sätt en prioritet så organisationen förstår hur viktigt uppdraget är.
Om du vill uppdatera platsen kan du högerklicka i inomhuskartan och välja "Placera valt ärende här".
Beskriv ärendet med fler detaljer i anteckningsfältet.
Lägg till fler medarbetare om du vill att andra personer ska delta i konversationen kring ärendet. Medarbetare får notiser när nya händelser inträffar.
Filtrera bland ärenden
Filterfunktionen använder du när du vill överblicka avgränsade sökresultat baserat på typ av ärende, status eller plats. Du kan även sortera dina ärenden efter exempelvis när de skapades, eller när de ska vara åtgärdade. Här kan du även välja om du vill se lösta ärenden.
Kommunicera kring ärenden
Som skapare av ett ärende får du automatiskt notifikationer när kollegor uppdaterar information som exempelvis statusuppdatering eller kommenterar i chatten.
Önskar du stänga av notifikationer, eller tvärtom, få notifikationer i ett ärende som någon annan skapat kan du enkelt styra detta genom att klicka på ikonen för de ärenden som är av intresse.
Du kan även lägga till medarbetare som du vill ska ta emot notifikationer.
Klicka på status för att ändra, check-bock markerar ärendet som löst direkt.
💡Du läggs automatiskt till som medarbetare om du kommenterar i chatten. kommande notiser kommer då även gå ut till dig.
Exportera ärende som PDF
Läs mer här.
Vill du ha tips på användningsområden?
Klicka här ✅